Rights in Exile Programme

Refugee Legal Aid Information for Lawyers Representing Refugees Globally

The Nairobi Code - Français

Le Code de Nairobi

Code d’éthique et règles de conduite à l’attention des Conseillers Juridiques pour les réfugiés
1-Portée et objectif

1.1- Ces règles visent à guider les professionnels offrant une assistance juridique dans le cadre des procédures de détermination du statut de réfugié et autres services d’aide juridique aux réfugiés.

1.2- Ces règles sont applicables dans la limite des lois nationales en vigueur qui régissent les conditions de mise à disposition de services juridiques, et ne vise qu’à compléter ces lois.

2- Définitions

2.1- Le terme de « conseillers juridiques » renvoie à toute personne offrant des conseils et/ou une représentation légale aux personnes cherchant à obtenir le statut de réfugié, ou aux personnes qui ont été reconnues réfugiées et recherchant toute autre forme d’assistance.

2.2- Le terme « service » renvoie au conseil, à la préparation de documents, et/ou à la représentation légale qu’un conseiller juridique peut offrir.

2.2.1- Un « conseil » juridique consiste à donner un avis sur la manière dont la loi ou les politiques s’appliquent aux circonstances propres à chaque personne.

2.2.2- La « préparation de documents » consiste à aider une personne à préparer des documents écrits en son nom, incluant entre autres sa déclaration, qui seront soumis en appui à la procédure de détermination de statut de réfugié ou d’autres demandes.

2.2.3- La « représentation » consiste à agir au nom d’une autre personne, oralement ou par écrit, y compris en soumettant une note juridique soutenant qu’une personne remplit les critères légaux du statut de réfugié, ou s’adressant au HCR ou à toute autre entité au nom du client au sujet de son dossier.

2.3- Le « client » renvoie à une personne ayant volontairement accepté les services juridiques qu’ un conseiller a consenti à lui offrir.

2.4- Le « client potentiel » renvoie à une personne ayant sollicité les services d’un conseiller juridique, mais à qui ce dernier n’a pas encore accepté de fournir ces services.

3- Relation conseiller-client

3.1- Les conseillers devraient dans tous les cas expliquer aux clients potentiels s’ils sont en mesure d’offrir des services de quelque sorte et devraient expliquer clairement le type de services qu’ils offrent. Les objectifs et la nature de la relation conseiller-client doivent être explicites avant que le conseiller n’entreprenne tout travail sur le dossier, et avant que le client n’accepte la représentation.

3.2- Dans un souci d’efficacité, les professionnels offrant une assistance juridique peuvent être amenés à limiter leurs services. Par exemple, certaines agences peuvent ne proposer que des conseils et la préparation de documents, ou peuvent concentrer leurs services sur un certain type de clients qui ont des besoins particulièrement importants ou dont les dossiers soulèvent des problématiques juridiques spécifiques. Cependant, les conseillers doivent informer leurs clients de toute limite aux services qu’ils offrent, au début de la relation conseiller-client.

3.3- Sous réserve de la Règle 3.4, un conseiller juridique n’est pas soumis à l’obligation de fournir des services à un client potentiel, et peut refuser d’assister un client sauf pour les motifs exposés dans la Règle 3.4.

3.4- Prenant acte de la Règle 3.2, les conseillers juridiques ne doivent pas refuser leurs services à une personne sur la base de la race, du genre, de l’orientation sexuelle, de la nationalité, de l’opinion politique, de la religion, de l’âge, du statut familial, du statut social ou de son appartenance à un groupe social particulier.

3.5- Les relations conseiller-client ne peuvent commencer qu’avec le consentement volontaire et éclairé du client, et ne peuvent continuer que tant que le consentement continue. Un client peut mettre un terme à sa relation avec son conseiller juridique par une notification claire et explicite, orale ou écrite. Toute accusation par un client de rupture du code éthique à l’encontre de son conseiller doit être interprétée comme une indication que le client ne souhaite plus continuer la relation conseiller-client.

3.6- Les clients devraient garder à l’esprit les objectifs de la représentation.  Si à tout moment durant la relation conseiller-client, le client et le conseiller ne parviennent pas à s’entendre sur les buts et les stratégies de la représentation, le conseiller peut décider de mettre fin à la représentation.

3.7- Les clients doivent être autorisés à accéder et à obtenir des copies de tous les documents de leurs dossiers. Les conseillers juridiques doivent fournir des copies des documents sur demande du client, pendant et après la fin de la relation conseiller-client. Cependant, les conseillers doivent tenir à jour les archives de leur travail sur le dossier d’un client, et ne doivent pas détruire les données, même à la demande du client.

3.8- Le conseiller juridique doit notifier la personne compétente par écrit lorsque la relation conseiller-client a pris fin.

4- Application

4.1- Un conseiller doit agir de manière responsable et avec toute l’application exigée dans le traitement du dossier d’un client. Il doit agir dans les limites des présentes règles et de la loi pour obtenir les meilleurs résultats possibles pour le client.

4.2- Les conseillers doivent achever tout le travail tel que décidé au préalable avec le client. Les conseillers doivent compléter tous les documents exigés pour un client dans les délais requis.

4.3- Les conseillers sont chargés d’assurer un accès régulier aux documents et informations sur les pays d’origine publiés par le UNHCR tel que nécessaire pour assister les clients dans la procédure de détermination du statut de réfugiés et d’autres problématiques.

4.4- Les conseillers doivent maintenir un système d’archivage et d’enregistrement afin préserver tout leur travail sur le dossier d’un client.

5. Conflit d’intérêt

5.1- Les conseillers ne doivent fournir de services à aucun client potentiel avec lequel le conseiller aurait un intérêt financier direct ou personnel qui serait contraire à l’intérêt du client.

5.2- Les conseillers ne doivent offrir de services à aucun client potentiel si un autre client du même conseiller a des intérêts opposés à ceux du client potentiel.

5.3- Lorsque un conflit d’intérêt apparait entre deux clients d’un même conseiller après le début de la relation conseiller-client, ce conseiller devrait immédiatement chercher à référer un ou les deux clients concernés à d’autres conseillers, autant que les standards professionnels et d’éthique locale le permettent.

5.4- Si un conseiller juridique a une relation de nature personnelle avec un client qui pourrait affecter l’objectivité de son jugement, le conseiller doit chercher à référer le client à un autre conseiller juridique disponible. 

5.5- Lorsque les règles 5.3 et 5.4 s’appliquent et qu’il n’y a pas d’autres conseillers juridiques disponibles, alors le conseiller concerné devrait assister les clients impliqués dans le conflit d’intérêt seulement après avoir clairement et explicitement notifié le client de la nature du conflit et de ses éventuelles conséquences, et après avoir cherché une manière de limiter la portée de la représentation de sorte à minimiser le risque de conflits.

6- Confidentialité

 6.1- Les clients et clients potentiels ont le droit à la confidentialité des informations obtenues à travers eux ou autres de la part de leurs conseillers. La confidentialité est un privilège qui appartient au client et non pas au conseiller. Sauf exceptions définies dans ces règles, la confidentialité peut être annulée seulement sur consentement explicite du client.

6.2- Un conseiller doit protéger la confidentialité de toute information réunie concernant un client, sauf exceptions mentionnées dans ces règles. Les conseillers doivent préserver les données et archives d’une manière à protéger la confidentialité des clients. Le devoir de protéger la confidentialité du client continue au delà de la fin de la relation conseiller-client sauf exceptions prévues dans ces règles.

6.3- La confidentialité ne s’applique pas à l’information qui est entré dans le domaine publique avec le consentement du client. Lorsqu’un client a consenti à ce qu’une information le concernant entre dans le domaine public, le client sera présumé avoir renoncé à la confidentialité de cette information. Cependant, les conseillers ne peuvent pas révéler des informations qui sont entrées dans le domaine public contre les souhaits du client, ou sans son consentement.

6.4-  Un conseiller peut partager des informations confidentielles au sujet d’un client avec d'autres conseillers juridiques aux fins de consultations professionnelles, aussi longtemps que les autres conseillers seront liés par la même obligation de confidentialité et aussi longtemps que les autres conseillers n'ont pas de conflit d'intérêts décrits à la Règle 5.

6.5- Lorsqu’un conseiller a des raisons de croire qu’un client est susceptible d’être sur le point de blesser une autre personne, il est alors du devoir du conseiller de prendre les mesures rapides visant à informer les autorités compétentes, et peut révéler la quantité d’information confidentielle nécessaire à prévenir le préjudice physique.

6.6- Un conseiller peut révéler les informations confidentielles d’un client afin de se défendre contre toute accusation formelle de violation des présentes règles d’éthique. La confidentialité ne pourra être levée que sur les informations du client qui sont nécessaires au conseiller pour se défendre contre une telle accusation.

6.7- Un conseiller juridique ou une organisation employant un conseiller juridique peuvent utiliser les informations réunies depuis les dossiers de leurs clients dans des publications et autres écrits sans le consentement des clients concernés seulement dans la mesure où la publication ne mentionne aucun détail qui pourrait permettre à une personne d’identifier la personne à laquelle il est fait référence dans la publication.

6.8- Un conseiller juridique ou une organisation fournissant des services juridiques doivent former tout membre du personnel sur sa responsabilité de protéger la confidentialité des informations des clients et s’assurer que la confidentialité des clients est préservée.

7- Devoir d’intégrité

7.1- Un conseiller doit se conformer à la vérité dans toute communication, doit inciter ses clients à en faire de même, et ne doit pas encourager, conseiller ou aider quiconque à faire des déclarations fausses ou trompeuses à un tribunal ou autre entité devant lequel le conseiller apparaît au nom du client.

7.2- Sous réserve de la Règle 7.1, le conseiller n’a pas de pouvoir de décision concernant la validité d’une demande de statut de réfugié ou autres affaires, et n’est pas tenu d’écarter ou de se détourner d’un client éventuel ayant un dossier relativement faible.

7.3- Un conseiller devrait se conduire de manière courtoise et professionnelle à l’égard d’autres parties, dans le respect d’autrui, des principes des droits de l’homme et de non discrimination.  

7.4- Lorsqu’un conseiller sait qu’un client a fait des déclarations inexactes devant un tribunal ou autre organe d’arbitrage avant le début de la relation conseiller-client, et s’il n’existe pas de règles locales d’éthique contraire, ce qui suit s’applique :

7.4.1- Le conseiller ne devrait dévoiler les fausses déclarations passées du client à aucune personne ou entité sans le consentement explicite du client.

7.4.2- Le conseillers devrait tenter de convaincre le client de corriger ses fausses déclarations passées.

7.4.3- Le conseiller ne devrait fonder aucune communication avec l’organe d’arbitrage ou toute autre entité sur les fausses déclarations passées  du client, et ne devrait prendre aucune mesure susceptible de mener l’organe d’arbitrage ou toute autre entité à se fonder sur ses fausses déclarations.

7.5- Un conseiller ne doit en aucun cas sciemment signer ou être associé à aucune lettre, rapport ou autres documents, formuler aucune déclaration ou soumettre aucun document au sujet d’un client qui contiendrait des déclarations fausses ou trompeuses. Un conseiller ne devrait soumettre à un organe d’arbitrage aucun document dont  le conseiller sait qu’il a été obtenu de manière frauduleuse ou qu’il contient des informations fausses ou trompeuses.

7.6-Lorsque le client fait une déclaration à un organe d’arbitrage après le début de la relation conseiller-client et que le conseiller sait que cette déclaration est fausse, ce qui suit s’applique :

7.6.1- Le conseiller ne devrait dévoiler les fausses déclarations passées du client à aucune personne ou entité sans le consentement explicite du client.

7.6.2- Le conseillers devrait tenter de convaincre le client de corriger ses déclarations auprès de l’organe d’arbitrage.

7.6.3- Le conseiller ne devrait fonder aucune communication avec l’organe d’arbitrage ou toute autre entité sur les fausses déclarations du client, et ne devrait prendre aucune mesure susceptible de mener l’organe d’arbitrage ou toute autre entité à se fonder sur ses fausses déclarations.

7.6.4- Lorsque la fausse déclaration touche au cœur de la représentation et que le client refuse de revenir sur sa déclaration, le conseiller doit mettre fin à la représentation.

8- Devoir d’éviter l’exploitation

8.1- Un conseiller ne doit pas s’engager dans une relation, ou directement ou indirectement, de nature à compromettre l’indépendance de son jugement à l’égard de son client, et ne doit pas tirer avantage de son client à des fins financières, sexuelles ou autres. Pour éviter tout doute, toute relation sexuelle ou d’affaires entre un conseiller juridique et son client doit être présumée abusive.

8.2- Les conseillers ne doivent solliciter ou recevoir aucun service, produit, ou travail pour lequel une personne est normalement censée être rémunérée ou recevoir toute autre forme de compensation de la part de tout client ainsi que dans les six mois suivants la fin de la relation conseiller client, exception faite de la Règle 5.5, lorsque la relation a précédé le besoin de services juridiques et qu’aucun autre conseiller juridique n’était disponible.

8.3- Un conseiller juridique ne doit entretenir de relation financière avec aucun client actuel ainsi que pendant les six mois suivant la fin de la relation conseiller client.

Promulgué à
SOUTHERN REFUGEE LEGAL AID CONFERENCE (SRLAC)
Nairobi, Kenya
1er  février 2007

Annexe 1

 

Standards minimum de qualification pour les conseillers juridiques des réfugiés

 

Qualification du conseiller juridique: Sauf tout règlement interne contraire, une personne peut être reconnue conseiller juridique pour les réfugiés si elle remplit les critères A ou B :

Critère A :

-        Licence en cours délivrée par les autorités en charge d’un Etat membre des Nations Unies en tant qu’avocat, notaire, juge, juriste, conseiller juridique ou toute profession de désignation équivalente.

Critère B :

-        Diplôme universitaire équivalent à une licence ou,

-        Un étudiant supervisé par un service juridique en partenariat avec une université accréditée ou toute autre institution juridique ou,

-        Une personne ayant plus de deux ans d’expériences de travail auprès des réfugiés

ET

-        Une formation en droit des réfugiés (minimum 20 heures)

-        Une formation sur les techniques d’entretien et de rédaction des déclarations (10 heures)

-        Une formation sur la responsabilité éthique (2 heures)

Les formations peuvent être des lectures indépendantes, une observation des professionnels ou tout autre type d’instruction.

Une personne qui remplit un ou tous ces critères peut alors offrir un service complet de conseil juridique à un candidat à l’asile. 

Annexe 2

Caractéristiques d’un mécanisme de plainte engageant la responsabilité des personnes et entités proposant des services aide juridique

Au minimum, il est requis que chaque entité proposant des services d’aide juridique inclue dans son guide de procédure interne un mécanisme de plainte à l’usage de ses clients. Ces règles de procédures doivent être communiquées à chaque client dès le début de la relation. 

La procédure de plainte doit notamment inclure :

1- Des formulaires pré-imprimés dans les langues généralement parlées par les clients. Le formulaire doit aider le plaignant à formuler sa plainte en contenant les éléments nécessaires que sont par exemple la date et le lieu de l’action contre laquelle le client porte plainte ainsi qu’un espace permettant au client d’expliquer l’incident en question.

2- Chaque organisation doit déterminer la procédure applicable en cas de plaintes anonymes. Une plainte anonyme ne peut en aucun cas être utilisée contre un employé pour sanctionner un employé.

3- Les instructions expliquant comment une plainte est déposée doivent apparaitre dans le formulaire de plainte ainsi que dans un endroit bien visible du bureau de l’organisation.

4- La plainte doit être examinée et une décision doit être rendue dans un délai raisonnable, par une partie non concernée.

5- Les résultats de la plainte doivent être communiqués au plaignant lorsque son identité est connue.

6- L’employé contre lequel la plainte est déposée est présumé innocent jusqu’à preuve du contraire. 

7- La personne à l’encontre de laquelle la plainte est dirigée doit être notifiée du dépôt de la plainte. La personne à l’encontre de laquelle la plainte est dirigée a le droit de répondre à la plainte et à toutes les preuves utilisées contre elle, et a le droit d’être entendue par un enquêteur indépendant.

8- L’organisation doit tenir des archives des plaintes déposées ainsi que des résultats des enquêtes et des résolutions.

9- Les sanctions en cas de violation des règles d’éthique doivent être inclues dans le guide de procédures de l’organisation. 

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